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一般来说,工厂完成初次验厂和相关整改大概需要历时5-6个月,有些甚至要达到一年以上,但也有少数工厂可以用两个月就可以达到买家全部审核要求。固然,这些差别的产生和工厂自身的管理水平、硬件条件、人员素质都脱不了干系,但是工厂能否做好自身的预审工作却是更为重要的影响因素。
完整的预审工作至少要包含以下几个步骤:
1、建立工厂预审小组
预审和自发整改不仅会涉及厂内多个部门,还可能持续相当长的一段时间。预审工作往往因为部门间的各自为政而停滞不前。这期间,一个跟进买家验厂要求,统筹协调的预审小组是必不可少的。工厂高层领导应该授权并大力支持该预审小组,以便其可以顺利调配人力物力,完成预审和整改任务。
2、熟悉验厂条款内容
作为预审小组的成员不仅要清楚每条的内容,还要知道评分标准,以及各条款在总评分中的权重。权重可以帮助供应商知道哪些条款是不可逾越的雷池,比如“使用童工”是各种社会责任审计中的“炸弹”,即便工厂其它各项都达标,只要触碰该“禁区”,则“必死无疑”,大多数买家发现供应商有这种情况,基本不会给第二次机会。
这里还需指出,每个买家都有各自检验方式和标准,经验再丰富的工厂在面对新客户时也须逐条确认验厂要求。举例来讲,买家A的周工时上限是72小时,而买家B的周工时上限是60小时。此时,通过A验厂的供应商只有两个选择,要么整改工时达到B的要求,要么放弃B这个客户。而这种整改很费时,绝非一两个月可以完成。
结果第二天验厂时,还是发现了不符点——堆仓高度是正确了,可是库存吊卡的数量忘记修改,导致记录数和实物数不符,这样的例子在社会责任审计中也时有发生。有工厂周日超时加班,自以为在验厂前已将考勤记录修改得天衣无缝,但食堂在周日的采购记录显示该日的采购量为全厂工人的伙食量,即暴露了全场周日加班的事实。由上述例子我们可以看到,临时“应付”不能从根本上解决问题,供应商要想从验厂中真正解脱出来,只有把验厂要求纳入日常管理规范中。客户验厂有怎样的要求,工厂平时就怎样管理。临到验厂,工厂也无需采取大动作来整改,客户看到的情况就是工厂平时管理的最真实情况。
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