《包装材料全球标准》为公司提供一系列审核和认证方案。这一方法可灵活顺应市场需求,让公司可以选择最适合其客户要求、工厂运营和产品安全和质量管理体系成熟度的审核方案。
本章(第III章)第1节的通用审核协议描述了适用于所有审核方案(通知和突击)的审核和认证要求。此应仔细阅读和充分理解。图1概述了相关的流程。
每一种审核方案均各具特色,本章第2、3节对此进行了详细描述。第4节描述了任何附加模块的审核协议,第5节介绍流程及所有工厂在获得认证后的市场机会。
公司是否符合《标准》的要求及是否适合授予及继续保留认证,将由独立审核公司——认证机构——予以评估。将依照所选择的审核方案和不符合项的数量及类型对认证进行评级,认证级别将影响后续审核的频率。本章将介绍寻求认证的公司应遵循的流程。
3突击审核协议
突击审核协议通常会遵照上面的通知审核协议(参看上述内容);不同之处在下面列出。该方案要求,审核日期不应在审核之前通知工厂。尽管审核可能会在审核到期日前第9个月之后的任何时间点进行,但这通常应在认证周期的最后4个月内发生。
3.1审核规划
3.1.1选择突击审核方案
在工厂已获得认证的情况下,应在上次审核日期后的3个月之内通知认证机构其加入或依然保留使用突击审核方案的意向。这可允许工厂在需要时选择其他认证机构,同时还可以让审核在认证机构所选的日期进行。未经认证的工厂可以选择突击审核方案,但他们要了解,在接到申请后审核可能要等最长12个月才会发生。
3.1.2公司的准备工作
认证机构将不提供实际的审核日期,因此工厂做好迎接审核和协助审核过程的安排十分重要。
突击审核的成功取决于工厂在全厂共享信息和知识、让有效副职填补特定经理缺席、以及在产品安全管理团队内共享责任和遵守本《标准》的能力。
3.1.3向认证机构提供审核筹备情况信息
工厂选择突击审核方案后应向认证机构提供背景信息,以确保审核员做好充分准备并提供可高效完成审核的最佳机会。
如果现场有任何变动(如下列第5.1和5.2节所示),选择突击审核方案的工厂应立即通知认证机构。认证机构将请求提供相关信息,其中包括,但不仅限于:
•工厂的危害分析和风险评估以及任何关键控制点(CCP)的总结
•工艺流程图
•直观的工厂平面图
•管理层组织结构图
•审核范围所涵盖的产品或产品组清单
•任何要求的审核范围免除
•典型的班次轮换安排
•生产计划表,以使审核涵盖相关流程
•近期的重大质量问题、撤回或客户投诉以及任何其他相关绩效数据。
在签署新合约的情况下,工厂应向认证机构提供上一年的审核报告和证书。
由于审核将是突击性的,因此认证机构可能要求提供其他信息,以为审核过程做后勤计划。这可能包括:
•推荐当地酒店
•工厂的具体方位、工厂入门要求、停车
•初次到达工厂时的联系人名单
•具体的防护服配备
•进入工厂所需遵守的任何具体安保安排。
3.1.4提出非审核日
突击审核方案允许工厂有机会提出工厂不方便接受审核的15天时间。
这些日期必须提前4周提供,而且必须提供相关的原因(如计划中的客户来访)。若原因看起来不适当,认证机构可对其提出质疑,且自行决断是否接受这些提出的日期。
工厂不运营的日子,如周末、公共节假日、工厂节日或维护计划内停工,不包含于这一15天日期中。当选择采用突击审核方案时,应向认证机构通知任何此类非生产日期。
在发生紧急情况时,认证机构可作出判断。
赋予审核员在到达后进入工厂的权力是选择加入突击审核方案的条件。如果进入工厂的权利被拒绝,工厂应承担审核员的相关费用,而且将恢复为采用通知审核方案。另外,根据认证机构的判断,现有证书还可能被吊销或撤销。
3.1.5审核持续时间
除了第III章第2.1.3节描述的差异外,典型的审核持续时间与通知审核并无不同。